Comment définir un message texte de réponse automatique d’absence pour les appels et les messages sur iPhone, Android, Gmail, Outlook et Yahoo

Apprenez à définir une réponse d’absence du bureau pour les messages texte, les courriels et votre iPhone ou Android.

Une bonne étiquette en matière de messagerie professionnelle commence par des réponses rapides. Cela est particulièrement important lorsque vous ou vos collègues êtes absents de votre bureau, en vacances ou généralement indisponibles.

Un simple message d’absence du bureau définit les attentes en matière de réponse. Il indique aussi clairement ce qu’il faut faire et comment agir. Il est particulièrement important d’avoir des réponses rapides et claires si vous envoyez des messages en tant que vendeur ou si vous assurez un service clientèle.

La question de savoir si le courrier électronique ou le texte est le meilleur moyen d’atteindre les gens fait débat. Mais les deux sont d’excellents outils pour envoyer des messages automatiques en dehors du bureau.

Nous vous expliquons ci-dessous les différentes façons de configurer les réponses automatiques de sortie du bureau, en utilisant les outils suivants :

  • MessageDesk
  • iPhone
  • Android
  • Gmail
  • Outlook
  • Mail sur iCloud
  • Yahoo

Qu’est-ce qu’un message d’absence du bureau ?

Un message d’absence du bureau indique aux autres que vous êtes absent de votre bureau et que vous n’êtes pas disponible. Un bon message d’absence du bureau définit également les attentes en matière de réponse pour vos collègues, clients et consommateurs. Cette réponse automatique par e-mail ou par SMS leur indique que vous êtes absent et quand ils peuvent s’attendre à ce que vous répondiez.

Comment configurer une réponse automatique par SMS en cas d’absence ?

Les messages texte automatiques d’absence du bureau sont parfois appelés « répondeurs automatiques ». Il s’agit de messages texte pré-rédigés qui sont envoyés automatiquement en fonction d’un déclencheur ou de paramètres de date et d’heure spécifiques. L’envoi d’un texto d’absence du bureau peut également donner l’impression que votre réponse est plus opportune et plus personnelle.

L’envoi automatique de SMS peut également faire référence à la programmation des SMS ou aux campagnes de goutte à goutte. De nombreuses plates-formes de messagerie texte d’entreprise offrent des moyens d’automatiser l’envoi de messages texte.

MessageDesk est une application de messagerie texte d’entreprise dotée de nombreuses fonctions d’automatisation des messages texte. Elle vous permet de configurer facilement des messages texte de sortie pour votre entreprise ou votre organisation.

Comment définir un message texte de réponse automatique d’absence pour les appels et les messages utilisant MessageDesk

  1. Créer un compte MessageDesk
  2. Naviguez vers Plugins une fois que vous avez configuré votre compte.
  3. Dans Plugins, sélectionnez « Heures de bureau ».
  4. Définissez le fuseau horaire, les heures et la disponibilité quotidienne de votre organisation.
  5. Composez votre message autorépondeur

Comment définir un message texte de réponse automatique d’absence pour les appels et les messages utilisant sur iPhone

  1. Accédez aux paramètres de votre iPhone
  2. Faites défiler jusqu’à Ne pas déranger
  3. Tapez sur Répondeur automatique
  4. Composez un message texte de réponse automatique de Ne pas déranger qui remplace le message par défaut « Ne pas déranger pendant la conduite ».
  5. Réglez « Réponse automatique à » sur « Tous les contacts ».

Comment définir un message texte de réponse automatique d’absence pour les appels et les messages utilisant sur Android

  1. Ouvrez l’application « Email » sur votre téléphone
  2. Appuyez sur le bouton « Menu ».
  3. Appuyez sur le lien « Paramètres ».
  4. Appuyez sur le lien « Gérer les comptes ».
  5. Sélectionnez votre adresse e-mail professionnelle
  6. Appuyez sur le lien « Paramètres d’absence du bureau ».
  7. Configurez vos paramètres d’absence du bureau
  8. Configurez vos messages

Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence

Il existe de nombreuses façons de configurer un message électronique d’absence du bureau. Le « mode d’emploi » varie d’un fournisseur de messagerie à l’autre, mais nous vous présentons ci-dessous les cinq principales.

Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence sur Gmail

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres
  3. Cliquez sur « Voir tous les paramètres ».
  4. Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à la section « Réponse automatique ».
  5. Sélectionnez Réponse automatique Activée
  6. Remplissez la plage de dates, l’objet et le message.
  7. Sous votre message, cochez la case si vous souhaitez que seuls vos contacts voient votre réponse de vacances.
  8. En bas de la page, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Remarque : si vous avez une signature Gmail, elle apparaîtra au bas de votre réponse automatique.

Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence sur Outlook (application de bureau)

  1. Ouvrez Outlook et cliquez sur « Fichier » dans la barre de menu.
  2. Ensuite, cliquez sur Réponses automatiques (hors du bureau)
  3. Ensuite, cliquez sur Envoyer des réponses automatiques
  4. Cochez la case « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire ».
  5. Définissez ensuite votre réponse automatique sous l’onglet « Dans mon organisation ».
  6. Définissez votre réponse automatique sous l’onglet En dehors de mon organisation.
  7. Enfin, cliquez sur OK.

 Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence sur Outlook (Application Web)

  1. Allez sur votre page Outlook
  2. Connectez-vous à votre compte Outlook si vous y êtes invité.
  3. Ensuite, cliquez sur l’icône Paramètres
  4. Puis sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook
  5. Sélectionnez l’onglet Courrier, puis cliquez sur Réponses automatiques
  6. Cliquez sur Activer les réponses automatiques
  7. Tapez votre message d’absence du bureau
  8. Enfin, cliquez sur Enregistrer

Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence sur iCloud.com

  1. Dans Mail on iCloud.com, cliquez sur l’icône d’engrenage dans la barre latérale, puis choisissez Préférences. Si vous ne voyez pas la barre latérale, consultez Afficher ou masquer la barre latérale dans Mail sur iCloud.com.
  2. Cliquez sur Vacances, sélectionnez « Répondre automatiquement aux messages lorsqu’ils sont reçus », puis tapez le message que vous souhaitez envoyer.
  3. Définissez une plage de dates facultative
  4. Une fois que la réponse automatique est active, elle sera envoyée du premier jour de la plage de dates jusqu’au dernier.
  5. Cliquez sur « Terminé ».

Remarque : toute personne qui vous envoie plusieurs messages en votre absence recevra une réponse automatique par période de 24 heures.

 Comment définir un email de réponse automatique en cas d’absence sur Yahoo

  1. Cliquez sur l’icône de l’engrenage Paramètres, puis sur Autres paramètres.
  2. Cliquez sur Vacation response
  3. Activez ou désactivez l’option Activer la réponse aux vacances.
  4. Sélectionnez les dates auxquelles vous souhaitez qu’elle soit active
  5. Saisissez votre message de réponse
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Meilleurs exemples de messages d’absence

La mise en place de messages proactifs d’absence du bureau doit faire partie de votre stratégie de messagerie conversationnelle. La personnalisation des messages au moment le plus opportun peut également améliorer le service à la clientèle.

Nous expliquons plus en détail dans un autre article de notre blog ce qu’est une bonne étiquette de messagerie d’entreprise et un bon service à la clientèle. Mais il est important de se rappeler que pour tous les courriels et textos professionnels et les textos professionnels, votre message de sortie de bureau doit accomplir quatre choses :

  1. Saluer personnellement le destinataire du message
  2. Expliquer quand et pour combien de temps vous ou votre personnel serez absents.
  3. Quand le destinataire du message peut s’attendre à votre retour
  4. Ce qu’il peut faire en attendant, par exemple contacter d’autres numéros de téléphone.

Les messages texte sont un peu plus détendus et présentent des informations plus condensées. Les textos sont censés être rapides et courts. Mais tout cela dépend de votre situation et du contexte commercial.

Vous trouverez ci-dessous différents modèles de messages d’absence du bureau, tant pour les e-mails que pour les SMS.

Meilleurs modèles de message texte de départ du bureau

Exemple d’e-mail d’absence 1 :

Salut,

Merci pour votre mail. Je suis actuellement absent du bureau, mais je serai de retour le {{ ReturnDate }}. J’ai actuellement un accès limité au courrier électronique.

Pour une assistance immédiate, veuillez me contacter sur mon téléphone portable au {{ PhoneNumber }}.

Meilleurs voeux,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Exemple d’e-mail d’absence 2 :

Bonjour,

Je serai absent du bureau du {{ StartDate }} au {{ EndDate }}. Pour obtenir de l’aide en cas d’urgence, veuillez envoyer un e-mail à {{ ContactPerson }}.

Sincères amitiés,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Exemple d’e-mail d’absence 3 :

Salut,

Je serai absent du bureau du {{ StartDate }} au {{ EndDate }} et je retournerai le {{ ReturnDate }}.

Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue {{ FirstName }} à {{ EmailAddress }}. Sinon, je répondrai à vos e-mails dès que possible à mon retour.

Merci beaucoup,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Autres façons d’utiliser les messages d’absence du bureau et les réponses d’absence

Génération de leads

Vous avez un public captif. Alors pourquoi ne pas profiter de l’opportunité dans votre message d’absence du bureau ? C’est ici que vous pouvez encourager la participation à des webinaires, des téléchargements de livres blancs ou toute autre forme d’activité de génération de leads.

Salut,

Je suis actuellement absent du bureau jusqu’au {{ ReturnDate }} avec un accès limité ou inexistant aux e-mails. Si votre demande est urgente, veuillez contacter {{ FirstName }} à {{ Email }} ou {{ Phone }}.

En attendant, obtenez d’autres conseils pratiques pour étendre votre portée et développer votre entreprise. Rejoignez plus de 3000 personnes qui reçoivent des conseils hebdomadaires en vous inscrivant à notre newsletter.

Je ne manquerai pas de vous répondre à mon retour sur mm/dd.

Merci,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Promouvoir un nouveau contenu

Vous pouvez également utiliser votre message d’absence du bureau pour générer plus de trafic vers un contenu spécifique. Il suffit de créer un lien vers une ressource en ligne intéressante que votre organisation ou votre organisation a développée.

Salut,

Merci pour votre mail. Je ne suis pas au bureau pour le moment, mais je reviendrai le {{ ReturnDate }}.

En attendant, consultez ce nouvel article que j’ai écrit la semaine dernière : {{ ArticleLink }}. Lisez-le et dites-moi ce que vous en pensez. Je ne manquerai pas de répondre à vos réflexions à mon retour.

Meilleur,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Générer du trafic sur le site Web

Vous voudrez peut-être simplement générer du trafic vers votre site Web en utilisant une réponse d’absence du bureau. Selon la page vers laquelle vous vous connectez, votre réponse automatique peut être différente. Mais voici un exemple :

Salut,

Merci d’avoir tendu la main. Malheureusement, je suis absent du bureau du {{ StartDate }} au {{ EndDate }}. Si votre question peut attendre, je répondrai à tous les e-mails à mon retour le {{ ReturnDate }}.

En attendant, notre site Web : {{ WebsiteLink }} pourrait répondre à certaines de vos questions.

Cordialement,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Fournir un service client et annoncer les heures d’ouverture normales du bureau

Parfois, tout ce dont vous avez besoin dans un répondeur automatique est un descripteur des heures de fonctionnement normales. Cela peut également contenir une autre façon d’entrer en contact. Votre message variera en fonction de votre entreprise, mais il ne doit pas toujours être complexe.

Salut,

On dirait que vous nous avez manqué aujourd’hui. Nos excuses. Les heures normales de bureau sont {{ OfficeHours }}. En attendant, vous pouvez nous joindre directement au {{ OrganizationPhone }}.

Merci,

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


Promouvoir l’engagement sur les médias sociaux

Les gens ne rechercheront normalement pas les comptes de médias sociaux de votre marque. Mais ils sont plus susceptibles de vous suivre si on leur demande ou si on leur en présente l’opportunité. Vous pouvez le faire dans votre message d’absence du bureau.

Salut,

Je ne suis pas au bureau du {{ StartDate }} au {{ EndDate }} et je répondrai aux messages à mon retour le {{ ReturnDate }}. Pour rester au courant de tous les derniers événements à {{ OrganizaivotreName }}, rejoignez notre groupe Facebook : {{ Link }}

Je reviens vers vous dès que possible.

{{ Prénom }}, {{ Nom de l’organisation }}


JEAN MICHEL CAPPIN
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